Al ser la responsable de evaluar y revisar el uso de los recursos públicos, se enfrenta constantemente a solicitudes de información -tanto  internas como de terceros- que requieren una comunicación expedita, eficiente y confiable, ya que los tiempos legales para cumplir con estas tareas son muy cortos.

Conjuntar 300 líneas de comunicación es un reto para cualquier oficina. En el caso de la Auditoría Superior de la Ciudad de México, contaba con un sistema obsoleto que generaba más problemas de los que resolvía. Cuando un usuario llamaba y solicitaba una extensión, la búsqueda manual del número generaba retrasos. Esto impactaba directamente en la atención al público.

“Buscamos evolucionar y optamos por cambiar al esquema de comunicaciones unificadas. Con los directorios integrados del sistema, los tiempos de respuesta han bajado dramáticamente y la atención al público ha mejorado, en consecuencia”, explicó Octavio Alberto Domínguez Romero, director de servicios de cómputo de la Auditoría Superior de la Ciudad de México.

Con esto se demuestra que no solo las empresas necesitan una comunicación eficiente. Las dependencias de gobierno también deben contar con sistemas y proveedores que estén comprometidos con la calidad y el soporte de sus productos.

“En ShoreTel entendemos la necesidad social de un gobierno bien comunicado, tanto dentro como fuera de sus instalaciones, es por eso que la oferta de comunicación unificada que se ejecuta en la Auditoría Superior de la Ciudad de México incluye, además de comunicación interna, la opción de usar Mobility con los funcionarios clave que necesitan estar comunicados en todo momento”, comentó Rafael Fernández Corro, gerente regional de ShoreTel.

La solución que ShoreTel implementó con la Auditoría se instaló a través de una licitación en la que participaron tres empresas. Es importante resaltar que las tres compañías ofrecieron la solución de ShoreTel. “La instalación se hizo de forma escalonada, ya que por los procesos de salvaguarda de activos, los teléfonos debían ser cambiados en presencia de los usuarios. Al llegar los nuevos equipos, notaron la facilidad de las funciones y aceptaron de inmediato el cambio”, comentó Romero. De acuerdo con él, la instalación incluye 300 teléfonos ShoreTel IP, conectados en una oficina central y un anexo y ShoreTel Mobility, para dispositivos móviles.

Mejor comunicación, mejor atención, ciudadanos beneficiados.

Romero detalló los beneficios concretos: “notamos una mejora inmediata en la facilidad de uso y en el tiempo de respuesta a los usuarios”. Esto también ha permitido notar un incremento en la productividad de los usuarios y una mejora en los procesos, ya que existen funcionarios que cuentan con el sistema Mobility, que nos ayuda a mantener comunicación constante aunque estén fuera de la oficina.

Los procesos de gobierno no aceptan errores en cuanto al manejo de los recursos, es por eso que la comunicación de las oficinas es fundamental para tener la información a la mano y cotejar gastos, licitaciones, asignaciones e incluso nóminas. Todas estas tareas se pueden realizar mejor con un proyecto bien fundamentado de Comunicaciones Unificadas. Redacción C21