”Aunque ninguna empresa está exenta de sufrir algún tipo de robo o fraude, las PYMES son las más vulnerables porque en la mayoría de los casos carecen de controles o sistemas que les permita a los empresarios tener el control absoluto de los cobros sus clientes, de los pagos a sus proveedores y de su inventario, explicó Ignacio Vizcaíno Tapia, creador del sistema empresarial Crescendo y Director General de CresCloud.
De acuerdo a los especialistas de CresCloud, estos son los casos más frecuentes de robo o abuso por parte de los empleados, y la manera en que los empresarios lo pueden evitar:
· Departamento de compras:
Durante el proceso de compras puede llegar a presentarse colusión entre el comprador y el proveedor que afectan los intereses del negocio, ya sea el precio de la mercancía, las condiciones de pago o la necesidad real del inventario.
En este caso, el ERP (Enterprise Resource Planning) facilita la labor de compras de la empresa y garantiza que se tomen decisiones adecuadas para el negocio, ya que brinda la información referente a cuándo, cuánto y qué productos se tienen que comprar, para optimizar el inventario y evitar comprar de manera excedente.
Cabe destacar que existen sistemas ERP, como Crescendo, que proporcionan reportes de información referentes a “compras sospechosas” que permiten al empresario auditar si se compraron productos de manera excedente y/o con un precio que no cumple con los parámetros comunes.
· Departamento de ventas:
En esta actividad, puede ocurrir que el cliente en complicidad con el empleado del negocio lleve a cabo una venta exorbitante a través de su crédito, para luego desaparecer sin pagar su deuda.
Para evitar este tipo de situaciones, los especialistas de CresCloud recomiendan contar con un sistema de información que proporcione “control de créditos”. El sistema Crescendo, por ejemplo, genera en automático líneas de créditos variables para cada cliente, y las aumenta o disminuye periódicamente, dependiendo de su comportamiento de pago.
En el área de ventas también llega a ocurrir que los empleados cambian la dirección de cierto cliente para cargarle una compra a su línea de crédito, sin su autorización, y entregar la mercancía a otra dirección. En estos casos el cliente no reconoce la venta y se genera robo de mercancía y una cuenta incobrable que provoca un problema de crédito y cobranza.
Para evitar este tipo de robo es importante que cada usuario del sistema tenga su propia clave de acceso con diferentes derechos de usuario, de tal forma que el sistema registre qué usuario realiza cada cambio y que sólo algunas personas puedan modificar la información.
Cabe destacar que aunado a todos los controles que ofrecen los ERP, es importante que los empleados tengan estipulados políticas y procedimientos de seguridad que los prepare para evitar situaciones de fraude.
Como el caso de una empresa en la cual un cliente quiere pagar su compra con un cheque certificado, en viernes a última hora y le urge recibir la mercancía; este hecho es síntoma de la presencia de un intento de fraude, debido a que la autenticidad del cheque no se puede corroborar hasta el lunes. Y es común que los vendedores lleven a cabo esta venta, por el hecho de cumplir sus cuotas y ganar su comisión.
· Departamento de Cobranza:
En este proceso llega a ocurrir que el encargado de esta área no reporta todas las cobranzas, sobre todo las cuentas de mayor antigüedad de pagos pendientes.
Ante esta situación, se recomienda que el ERP de la empresa sea capaz de enviar de manera automática, tanto a la empresa como al cliente, un mensaje que reporte dicho pago.
“Sin lugar a dudas, alinear y sincronizar la operación de una empresa con un sistema empresarial garantiza el éxito del negocio” finalizó Ignacio Vizcaíno Tapia.
Redacción C21