Desde el punto de vista empresarial un proceso clave en el que se pueden generar ahorros financieros y de tiempo es el de gestión de viajes y viáticos, pues estos rubros representan gastos operativos difíciles de controlar si no se cuenta con la visibilidad adecuada. En este sentido, la digitalización y herramientas tecnológicas juegan un papel primordial para administrar estos gastos.

“En términos administrativos, la mayoría hemos experimentado lo complejo que pueden resultar los viajes de trabajo, que va desde la búsqueda de las mejores opciones de transporte y hospedaje, pasando por la recuperación de comprobantes, hasta llegar al reporte de los gastos. Con soluciones en la nube como SAP Concur, todo esto puede llegar a ser tan sencillo como tomar una foto. La automatización de estos procesos no solo genera ahorros en las finanzas de las empresas al delimitar las políticas de viaje, sino que mejora la productividad de los colaboradores” señaló Ángel Morfin, director general de SAP Concur en México.

Los tres principales beneficios inmediatos que las compañías obtienen al digitalizar su gestión de viajes son:

Optimización del tiempo

Con soluciones como SAP Concur, los colaboradores capturan los gastos en efectivo o con tarjeta –como hospedaje, taxis o comidas– de manera inmediata a través de la captura de una fotografía del ticket para posteriormente subirla a la aplicación y generar el informe de gastos correspondiente, con la seguridad de que se cumple con la política de la empresa. Con esto, el tiempo empleado en reservar un viaje se reduce hasta en un 78 por ciento, y se minimiza en un 67 por ciento el número de comprobantes extraviados por lo que el personal corre menos riesgos de no contar con sus reembolsos.

Aumento en productividad

Después de que el colaborador registra todos los gastos durante su viaje, su productividad no se ve mermada a su regreso porque ya no destina tiempo en generar un reporte complejo de gastos, solicitar facturas o buscar todos los tickets de los gastos que incurrió. Con tecnología como esta, la creación de reportes de gastos es 19 por ciento más eficiente y el tiempo que toma prepararlo se reduce en un 60 por ciento. Por otro lado, el departamento de finanzas mejora sus procesos de verificación y facturación.

Mayor control y transparencia

Se ha identificado que las compañías que crean una cultura de la observancia de políticas de viaje apoyadas de la tecnología aumentan un 60 por ciento el cumplimiento de estas. Lo que implica la identificación inmediata del incumplimiento de estándares de precios, además de que facilita la adaptación a cambios regulatorios y reduce los riesgos de fraude.

“En la actualidad, la digitalización en la gestión de gastos de viajes empresariales es clave, pues conlleva a que las compañías sean mucho más rentables ya que no solo les permite ser más eficientes, sino que con el análisis correcto de la información se pueden negociar mejores tarifas con proveedores, al tiempo que genera un ambiente más productivo para las áreas de finanzas y compras, y sobre todo entre los colaboradores”, concluyó Morfin.

Redacción C21