Más reuniones remotas = Adaptación
Además de reunir a las personas correctas brevemente, involucrarlas a lo largo de la junta y darles objetivos claros, es necesario tomar en cuenta otros factores para que tu próxima junta remota sea de 10.
¿Aplicas la fórmula Talento + Tecnología?
1. QUE SE VEA .- El primer mandamiento de una PPT: Más imágenes, menos palabras
Cuando se usa correctamente, Microsoft PowerPoint® (PPT) es una poderosa herramienta que apoya los mensajes clave y ayuda a que los miembros de un grupo procesen y retengan la información más importante. Las imágenes -gráficos, diagramas, videos o fotos- son especialmente poderosas cuando condensan información compleja, no así las láminas con texto. Atrae la atención de los participantes para evitar que se distraigan contestando un correo o mensaje.
2. PREGUNTA .– Preguntas abiertas = Audiencia atenta
El moderador o anfitrión tiene un rol muy importante: asegurar que cada invitado participe de la junta. La mejor forma de fomentar esa participación es haciendo preguntas abiertas y pidiendo opiniones de los asistentes. Haz pausas en la discusión para que todos tengan oportunidad de hablar y no temas al silencio, a veces es bueno pedir que todos reflexionen un momento sobre un punto específico para luego compartir su punto de vista con el grupo.
3. EJERCITA EL CONTROL .– Tecnología para empoderarte
Los moderadores tienen suerte de contar con una suite de herramientas para promover la participación y guiar la discusión en pos de los objetivos de la junta. Algunas de las herramientas más populares en VoIP son: Desktop Sharing para compartir documentos; PowerPoints y Web Co-Browsing para que el presentador pueda mostrar la información a los participantes; Instant Messaging para habilitar la conversación entre participantes
4. EL “CUÁNDO” ES IMPORTANTE .– Presta atención al día y la hora
Hay un momento para todo, para las juntas de negocios es un día a mitad de semana. Las reuniones de los lunes o viernes suelen tener como distracción principal los planes para la semana o fin de semana. Si además debes integrar personas en otros husos horarios, presta atención a los horarios ideales para cada uno y asegúrate de usar un calendario mundial para evitar confusiones.
Por último, ShoreTel afirma que es importante solicitar retroalimentación de los participantes, especialmente de aquellos que durante la junta intervinieron poco o estuvieron distraídos. Entender los puntos fuertes de la junta, así como los más débiles, ayudará a planificar reuniones más efectivas en el futuro. Como dijo Bill Gates, ex-CEO de Microsoft, “todos necesitamos a alguien que nos dé retroalimentación, es la forma en la que podemos mejorar”.
Redacción C21