Ciudad de México. Vivir sin papel, se ve complicado pero no imposible, existen en el mundo empresas dedicadas a la automatización y digitalización, que transforman los procesos con documentos en empresas privadas y publicas, eliminando el papel. Una de estas empresas es Apoint México.
Landa nos comenta en que consiste el proceso de automatización. Dice, el primer paso es encontrar el cuello de botella, en las empresas que requieren de sus servicios, “eso muy fácil, te das cuenta cuando detectas que en una oficina hay apilados decenas de documentos”. Se estudian los costos y las repercusiones que este “cuello de botella” causan a la empresa. Por ejemplo, retraso en los servicios, perdida de documentos, documentos dañados, perdidas económicas, etc”.
Apoint México logra combinar soluciones y servicios profesionales, utilizando sistemas de alta especialización y producción en digitalización de documentos, sistemas de mesa de control electrónicos para procesos distribuidos o centralizados.
La captura de datos se realiza con la más alta tecnología con reconocimiento inteligente de caracteres (ICR, OCR, bolígrafos y papel óptico) y sistemas automatizados de flujo de procesos (workflow) con archivo de imágenes digital, se implementa un diseño de fácil flujo de servicio.
Además, se integran registros de eventos con firma electrónica, rastreo de transacciones por proceso, por persona o grupos de trabajo.
“Somos la única empresa que ofrece los servicios más completos de automatización tanto al sector privado como al sector publico”, señala el señor Landa.
Los clientes y los procesos
“Tanto en el sector privado como en el publico “las cabezas” están convencidas de que es necesario la transición del papel a la digitalización”.
El costo del uso del papel se convierte en un estrangulamiento de los procesos. Una persona tarda aproximadamente 12 minutos en buscar el documento físico, señalan datos estadísticos realizados por la propia empresa. E indican que es alrededor del 20 por ciento el tiempo que se utiliza al buscar un documento. Nueve minutos los utilizan en buscar el documento y sólo tres para usar la información. Ese tiempo con Laserfiche se reduce a segundos.
Laserfiche es una empresa asociada a Apoint México, señala Carlos Landa, y menciona que las aplicaciones basadas en este paradigma digital, ofrecen certidumbre a las empresas incluso de manera perpetua. Y asegura que “con la digitalización y automatización de la información se reemplazan los procesos manuales del manejo de la información crítica: por consiguiente esto da un alto grado de seguridad y de transparencia".
La tecnología de Laserfiche es capaz de automatizar las soluciones sobre gestión y formación de imágenes de documentos, no sólo haciendo más eficiente el resultado final, sino también facilitando el acceso a la información a los clientes, proveedores o bien a la ciudadanía si se trata de instituciones gubernamentales.
Pero no todo queda en agilizar los procesos, también cuida al medio ambiente a nivel mundial, con la iniciativa denominada Go Green; al reducir, por ejemplo, el fotocopiado y la impresión de hojas, mediante el paradigma tecnológico llamado 'manejo electrónico de documentos'.
Casos de éxito
Carlos Landa, con orgullo y con la seguridad, que da el estar haciendo bien las cosas, nos narra lo que han hecho en el país “hemos digitalizado en tiempos relativamente cortos archivos históricos como la base del catastro del estado de Guerrero, durante el gobierno de Zeferino Torreblanca, se logró implementar el paradigma de gobierno digital y modernizar la infraestructura turística del estado y la del Instituto Nacional de Inmigración; en el Instituto Nacional de Pediatría, creamos los archivos clínicos electrónicos, de gran utilidad en investigaciones médicas pediátricas; en el Estado de México, actualmente se digitalizan los servicios del Registro Publico de la Propiedad. Ellos ahora cuentan con un sistema 'libre de papel'”.
En el 2009, durante la conferencia del Instituto Laserfiche, se premio al gobierno del estado de Guerreo con el Run Smarter Award por ser una entidad que fomenta la transparencia gubernamental.
“Esto es seguro, porque brinda eficiencia y productividad; antes los empleados se tardaban días e incluso meses en localizar un simple documento, pero en la actualidad está disponible a la velocidad de un clic”, afirmó Carlos Landa.
Entre sus principales clientes se encuentran, instituciones bancarias como Inbursa, Banco Azteca, General Seguros; la cadena de hoteles City Espress, Actinver, CIE. Los gobiernos de Guanajuato, la Secretaria de Salud, el ISSSTE, el DIF y el Senado de la República (con los grupos parlamentarios del Pan y del PRD).
Para mayor información consulte la página http://www.apointmexico.com/